CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR PAGAR

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS				RESPUESTAS DEL CLIENTE
Preguntas		SI		NO	OBSERVACIONES
¿El pasivo por compras se captura en un documento en el momento en que se reciben las mercancías, verificando por conteo u otro medio la cantidad recibida?
¿Ese documento anterior esta prenumerado?
¿los documentos anteriores se valúan en base al precio acordado?
¿Se sumarizan los documentos anteriores y el total se registra en mayor?
¿Los cheques se sumarizan y los totales se registran en mayor?
¿Las compras se autorizan (dejando evidencia ejemplo en copia de orden de compra por un funcionario). La decisión de autorización se puede basar en un requisición del departamento, reposición de stock, programa de compras, etc?
¿El documento donde se capturó la mercancía entregada (compras) se firma de recibido por la persona que efectuó el conteo (o su supervisor)?
Las facturas para pago se revisan contra: a)       ¿Documento de captura de la mercancía recibida? b)       ¿Qué el documento anterior este firmado de recibido c)       ¿precio según factura vs. Precio acordado (ejemplo, orden de compra, contrato, etc.? d)      ¿Aplicaciones de notas de créditos (por devoluciones o reclamaciones)? e)       ¿Qué la compra fue autorizada (ejemplo, firma en orden recompra)?
¿Se deja evidencia de que los pasos anteriores se siguieron (ejemplo, utilizando sellos iniciando los pasos, firmando, etc)?
¿Los Cheques se preparan una vez que la documentación ha sido revisada y autorizada para pago?
¿En el momento de la firma se tiene la documentación enfrente y se examina (concuerde el importe y beneficiario)?
Quien revisa las facturas para pago es diferente de quien: a)       ¿autoriza las compras? b)       ¿prepara los documentos de captura de la mercancía recibida? c)       ¿codifica, sumariza y registra los documentos anteriores?
¿Quién prepara los documentos de captura de la mercancía recibida es diferente de quien autoriza la compra?
Las chequeras se encuentran: a)       ¿bien custodiado? b)       ¿Los cheques cancelados se controlan adecuadamente?
¿La documentación se cancela de pagado?
¿Los cheques una vez firmados se envían o se entregan a los beneficiarios?
Quien prepara y firma los cheques (incluyendo traspasos bancarios) es diferente a quien: a)         ¿prepara los documentos donde se capturan las mercancías recibidas? b)        Revisa las facturas para pago c)         Prepara las nominas d)        ¿autoriza para pago facturas y otros conceptos?
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DEVOLUCIONES			RESPUESTAS DEL CLIENTE
Preguntas	SI		NO		OBSERVACIONES
¿Las devoluciones o reclamaciones sobre compras se capturan en un documento en el momento en que se efectúan (devoluciones) o se conozcan (reclamaciones)
¿Ese documento anterior esta prenumerado?
¿Se valúan los documentos anteriores en base al precio o importe pactado?
¿e codifican los documentos anteriores?
¿e sumarizan los documentos anteriores y el total se registra en mayor?
Se comparan las notas de crédito recibidas de los proveedores contra los documentos anteriores, en caso de diferencias se obtiene las correcciones respectivas, se codifica y se registra en mayor?
¿Quién prepara los documentos de captura de las devoluciones o reclamaciones es diferente de quien revisa las facturas para pago?
¿Existe un seguimiento (ejemplo, algún tipo de registro, archivo temporal, etc) para obtener de los proveedores las notas de crédito respectivas por las devoluciones o reclamaciones presentadas?
Otra persona revisa los motivos por los cuales no se han recibido las notas de crédito respectivas, en un periodo razonable?.